I slutningen af august talte jeg efter. Jeg havde 31 automatiseringer kørende. De hentede tal, lavede rapporter, holdt øje med udbetalinger og tog backup.

Kun 3 af dem blev overvåget.

Samme dag fandt jeg 2, der var holdt op med at virke. Den ene havde aldrig leveret data. Ingen af dem havde sagt noget.

Stille fejl er dyrere end ingen automatisering

Når en opgave ikke er automatiseret, ved du, at du selv skal gøre den.

Når den er automatiseret, regner du med den. Holder den op uden at sige til, træffer du beslutninger på gamle tal. Eller du opdager det først, når nogen spørger, hvor rapporten blev af.

Et par eksempler fra mit eget setup:

• Et tjek fire dage tidligere viste, at 4 af 12 planlagte kørsler var døde. Årsagerne var kedelige. Et login var udløbet, computeren var gået i dvale, en adgangsnøgle manglede, og et andet program svarede med fejl.
• Min backup stoppede tre gange uden varsel. Den stod stille i flere uger, før jeg så det.
• For nylig udløb et mail-login. To rapporter fejlede i to døgn, før jeg opdagede det.

Det er ikke AI'en, der er dårlig. Det er opsætningen, der ikke kan sige fra.

Ikke alt skal automatiseres

Det er let at tro, at alt, der kan automatiseres, også skal. Det passer ikke.

En automatisering er ikke gratis, når den er bygget. Den skal vedligeholdes. Logins udløber, et program skifter format, og nogen skal kigge efter, når den fejler.

Regn det groft ud. En opgave der tager 10 minutter om ugen, er under 9 timer om året. Tager automatiseringen en dag at bygge og en time om måneden at holde kørende, har du brugt mere tid, end du har sparet.

Jeg har selv slukket automatiseringer, der kostede mere, end de gav. En af dem synkroniserede et regneark, jeg selv arbejder i. Den overskrev mit arbejde. En anden skulle finde nye kunder, men fundene var for svage til, at jeg brugte dem.

Da jeg senere overvejede endnu et værktøj til automatiseringer, sagde jeg nej. Det ville bare være én ting mere, der kunne fejle i stilhed.

Nogle opgaver er billigst at gøre i hånden.

God hygiejne holder vedligeholdet nede

Balancen er ikke at undgå automatisering. Den er at bygge den, så den næsten ikke kræver noget bagefter. Det er de fem regler, jeg bygger efter nu.

1. Fejl skal larme. Den regel vejer mere end de andre fire tilsammen. En automatisering der dør stille, er værre end ingen automatisering, fordi du regner med den.
2. Tal frem for påstande. "Rapporten er opdateret" kan ikke tjekkes. "47 rækker, 0 fejl, kl. 10.39" kan.
3. Tjek mod noget, du allerede kender. Et af mine værktøjer skulle finde oversete indtægter. Første version pegede på nogle af de største kæder i Danmark. Det lød for godt, og det var forkert. Fejlen blev fanget, fordi jeg testede metoden på sager, hvor jeg kendte svaret.
4. Giv kun den adgang, der skal bruges. En manglende rettighed kan ikke misforstås. En instruks kan. Det gælder også dine data. AI skal kun kunne se det, opgaven kræver.
5. Stop og spørg i stedet for at gætte. En automatisering der gætter, laver arbejde, du skal tjekke bagefter. Så har den ikke sparet dig noget.

Færre beskeder, der betyder noget

Jeg har også slukket ting.

Mine automatiseringer sendte beskeder til min telefon. En af dem sendte op til 20 frister ad gangen, to gange om dagen. Jeg holdt op med at kigge.

En kanal du ignorerer, er værre end ingen kanal. Den lærer dig at overse den, og så drukner den ene besked, der faktisk betyder noget.

I dag er beskederne slukket. Status ligger ét sted, hvor jeg selv kigger.

Sådan tjekker du dine egne

Har du automatiseringer, der kører i dag, så stil fem spørgsmål til hver af dem:

• Hvornår leverede den sidst noget?
• Hvem får besked, hvis den stopper?
• Hvad sker der, hvis den leverer en tom fil? Den ser nemlig rask ud.
• Hvad koster det dig, hvis ingen opdager fejlen i en uge?
• Tager den mere tid at holde kørende, end den sparer?

En AI automatisering giver først værdi, når du kan stole på den. Kan du ikke svare på de fem spørgsmål, så start der, før du bygger den næste.

De fleste jeg taler med, bruger AI på samme måde. De får den til at skrive en mail, rette en tekst eller lave et hurtigt resumé.

Det er fint. Men det er også der, de fleste stopper.

Jeg er ikke udvikler. Jeg har ledet et stort salgsteam i Norden hos Trustpilot og arbejder i dag som AI konsulent. Alligevel har jeg siden maj bygget de systemer, min forretning kører på, med AI som medspiller.

Det der har givet mest: Afregning og talkontrol tog 6 timer om ugen. Nu tager det 2. Resten af listen viser, hvor bredt AI kan bruges.

Vil du finde din egen 6 timers opgave? Første samtale er gratis.

Her er listen.

AI til administration og regnskab

• Bygget AI-agent der laver månedsafregning
• Bygget automatisk kontrol af udbetalinger
• Koblet AI på regnskabsprogrammet
• Bygget AI-agent der bogfører regnskab
• Bygget AI-agent der laver momsafregning
• Bygget månedligt AI-tjek af regnskabet

AI til salg og marketing

• Bygget mit eget CRM med live-dashboard
• Bygget automatisk opgørelse af indtægt pr. aftale
• Bygget AI der analyserer konkurrenters annoncer og priser
• Bygget AI-screening af mulige samarbejdspartnere
• Bygget alarm der opdager fejl i salgssporing
• Bygget værktøj der laver annonce-eksempler til salgsmails
• Bygget automatisering der sender ansøgninger samlet
• Bygget automatisk statusopdatering efter salgsmails
• Bygget AI-kvalitetstjek af annoncetekster

Overblik over mit eget arbejde

• Bygget AI der opsummerer min arbejdsdag
• Bygget min egen AI-assistent i telefonen
• Bygget arbejdsbord over alt mit AI-arbejde
• Bygget daglig måling mod mine mål
• Bygget overblik over alle mine automatiseringer
• Bygget måler der viser mit AI-forbrug hver dag

Egne projekter

• Bygget AI-simulering der tester et brætspil
• Bygget og udgivet min hjemmeside med AI på én dag

Listen er ikke pointen

Et værktøj tæller først, når det giver noget igen.

Mit største resultat indtil nu er ikke det mest avancerede. Det er afregningen fra starten af indlægget.

De 4 timer går nu til salg.

Det er det, jeg mener med fokus på performance. AI skal måles på, hvad det giver.

Start med én opgave

Du behøver ikke bygge 23 ting.

Find den opgave, der tager flest timer om ugen, og som du gør på samme måde hver gang. Det er den, AI skal tage først. Det kan være ordrer, kundemails eller bogføring.